Las listas de tareas, ¿sirven?

"No es suficiente con estar ocupado. La cuestión es, ¿en que estamos ocupados?"
—Henry David Thoreau

Cuenta Platón en La República que estaba Sócrates conversando animadamente con sus contertulios sobre cómo sería el estado ideal.

Discutían sobre cuál sería la mejor manera de educar a los guardianes de dicho estado, cómo criar a los niños, el papel de la mujer, los derechos sobre la propiedad, quienes deberían mandar… Entonces uno de ellos, Glaucón, lo interrumpió con estas palabras:

Pero Sócrates, se me figura que si se te deja proseguir, nunca llegarás al punto esencial cuya explicación aplazaste antes. Se trata de saber si un estado semejante es posible y cómo lo es.

Y Sócrates, que era del todo consciente de la diferencia entre lo imaginado y lo ejecutado, contesta:

¿Es posible ejecutar una cosa precisamente como se la describe? ¿No está, por el contrario, en la naturaleza de las cosas que la ejecución se aproxime menos a lo verdadero que el discurso?

Las diferencias entre lo idealizado, lo utópico, y lo ejecutado, están por todas partes. Yo me enfrento a ello a diario con mi lista de tareas, con las cosas que deseo hacer durante el día.

Lo usual es que haya diferencias, a veces sustanciales, entre lo que planeo hacer y lo que en realidad hago.

Los seres humanos tendemos a sobreestimar las cosas que podemos hacer en un período de tiempo. No somos muy buenos calculando cuánto tardará una cosa en ser realizada. ¿Conoces alguna gran obra de infraestructura terminada a tiempo?

Por lo general pecamos de optimistas e imaginamos que tomará menos de lo que en realidad tarda.

También ocurre que al planear nuestro día no consideramos muchas tareas menores que debemos hacer: vestirnos, conducir, lavarnos los dientes, llamadas inesperada, tareas del hogar, responder correos, uff.

Somos pésimos teniendo todo eso en cuenta.

Si sumamos lo que pasamos por alto más nuestro natural optimismo, encontraremos la diferencia entre nuestros planes y nuestras obras.

Ahora bien, ¿son entonces inútiles las listas de tareas? Aunque existen diferentes opiniones sobre el asunto, basta con buscar en Google para darse cuenta, yo considero que no.

Las listas de tareas nos ayudan a pensar de manera anticipada en aquello que queremos realizar y cuales son nuestras prioridades. De esta manera sabremos a que debemos darle preferencia.

Un plan, por malo o utópico que sea es mejor que no tener ninguno.

Una de los beneficios de crear listas de tareas diarias de forma consistente es que empiezas a darte cuenta de lo que en realidad eres capaz de hacer en un día.

Cuando al final de la jornada revisas las tareas hechas y las que quedaron por hacer, notarás que empiezan a emerger patrones. Podrás apreciar con mayor precisión cuánto tardas en realizar algunas de tus tareas habituales y de esta manera ajustar según convenga.

Otra de las cosas que también notarás es que los días perfectos son tan escasos como los unicornios. Es muy difícil tener una jornada libre de distracciones, interrupciones y sobresaltos de última hora. Así que conviene dejar espacio para acomodar los inesperados habituales.

Una de las máximas de la gestión es que “lo que no se mide no se puede gestionar”. Las listas de tareas diarias es una forma de controlar y, de esta manera, gestionar tu productividad personal.

Y hoy, quien no produce no prospera.
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