Cómo crear poderosas listas de tareas

"Nunca confunda movimiento con acción" —Ernest Hemingway

Imagen: Alejandro Escamilla (clic sobre foto para más info.)

Hasta hace poco, muy poco tiempo, me di cuenta de que estaba elaborando mi lista de tareas diaria de la forma contraria a como la recomiendan los expertos.

Al comenzar cada día escribía en mi cuaderno el catálogo de actividades que quería dejar hecho ese día. Luego, empezaba a trabajar quitándome la mayor cantidad de tareas posibles en el menor tiempo.

Resulta que muchas de las tareas que iba realizando al principio del día eran las facilonas, aquellas que tienen poco impacto en mis metas de largo plazo. Pero cómo se siente bien ir avanzando y tachando, imaginándome súper productivo, así lo iba haciendo.

Incluso muchas veces he escrito en la lista tareas ya hechas, solo por el placer de tacharlas y ver al final del día ¡cuántas cosas he terminado!

Esta forma de llevar la lista de tareas es la que los expertos dicen que se hace más para consolar y animar al ego, que para estimular la verdadera productividad.

Lo que dicen las investigaciones que deberíamos hacer es anotar, en la parte superior de la lista, nuestra meta más ambiciosa, la difícil, la que parece inalcanzable. Con la que de verdad suspiramos: escribir un libro, montar tu propio negocio, realizar un doctorado, tener abdomen con tableta…

Resulta que tener un recordatorio constante de que estamos trabajando por algo realmente importante para nosotros, evita que caigamos en la tentación de perder tiempo después de haber concluído algunas tareas menores.

Muchas veces, después de haber realizado cosas triviales me obsequiaba con un (inmerecido) tiempo de ocio; visitar las páginas de la prensa deportiva, algunos videos en YouTube o navegar por internet sin objetivo alguno. Cuando miraba de nuevo el reloj, habían pasado 30 o 40 minutos (argg).

También me ha ocurrido que, aun habiendo realizado todas las tareas que tenía en la lista, al final del día no sentía plena satisfacción. En mi interior sabía que podía haber hecho más y que podía haberlo hecho mucho mejor.

Tener siempre visible mi meta principal me recuerda que cada minuto cuenta, que falta mucho para llegar a donde quiero llegar, así que no me puedo permitir perder más tiempo del necesario, debo descansar lo justo, para estar en óptimas condiciones para el siguiente intervalo de trabajo.

Las metas de largo plazo nos ayudan a evitar la complacencia, a pensar que ya hemos hecho suficiente y que nos merecemos una tregua.  Si no nos esforzamos de verdad es muy difícil que logremos aquello que tanto anhelamos.

Es la combinación de objetivos de corto plazo con los de largo la que produce la magia. Ir tachando tareas nos crea la sensación de progreso, crea 'momentum', lo cual es un poderoso motivador. Y la meta de largo plazo nos pone los pies sobre la tierra, recordándonos que todavía queda mucho camino por recorrer.

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